Comprendre les liens entre mon logiciel de Programmation Opératoire et Hopia

Fonctionnement général du flux ProgOp (vacations)

• Le flux ProgOp permet de synchroniser les ouvertures de salles et les chirurgiens et/ou spécialités attitrés aux vacations entre le logiciel de programmation opératoire et Hopia.
• La fréquence de réception des informations (passage du flux) dans Hopia est paramétrée pour correspondre au besoin de l'équipe selon l'accord établi avec votre éditeur (entre toutes les heures et quelques fois par jour).
• Les besoins en personnel sont paramétrés dans le flux directement en fonction de la spécialité et/ou du chirurgien.
  
  • Ce paramétrage prend le dessus sur le paramétrage des maquettes.
• Dans le cas où le chirurgien ou le nombre de besoins initiaux sont modifiés dans le flux, alors les besoins sont recréés sur Hopia.
• Certaines actions manuelles prennent le dessus sur les informations envoyées par le flux et délient la vacation du flux afin que les modifications ne soient pas écrasées :
  
  • Si une vacation est créée en dehors des informations du flux,
  • Si un besoin en personnel ou une compétence sont supprimés/modifiés manuellement sur le planning brouillon ou publié Hopia
    
    

Questions fréquentes

1. Que se passe-t-il lorsqu’une salle initialement ouverte est finalement fermée ou que la vacation est annulée?

Sur le planning publié ou les plannings brouillons, lorsque la salle est fermée ou la vacation annulée :

• Tous les agents qui y étaient affectés sont désaffectés automatiquement.
• Ces agents redeviennent disponibles.
• Ils apparaissent dans l’onglet “Total” du planning.

Si des actions manuelles ont été réalisées et ont délié la vacation du flux (cf. Fonctionnement général du flux ci-dessus), alors la vacation reste ouverte et les agents affectés.

2. Que se passe-t-il lorsqu’un chirurgien change de salle ?

Plusieurs situations peuvent se présenter :

1.1 Le chirurgien change de salle et les compétences requises sont identiques

• Si la vacation reste ouverte et est modifiée (= son ID reste inchangée) : 

  • Les agents initialement postés avec lui le suivent dans sa nouvelle salle.

  • L’affectation est conservée.

• Si la vacation est fermée puis réouverte dans la nouvelle salle (= nouvel ID) :
  • Tous les agents qui y étaient affectés sont désaffectés automatiquement.
  • Ces agents redeviennent disponibles.
  • Ils apparaissent dans l’onglet “Total” du planning.

1.2 Le chirurgien change de salle et les compétences requises sont différentes

Deux options de paramétrage sont disponibles (à demander à votre référent ou en écrivant à support@hopia.eu) :

• • Option 1 : Les agents sont désaffectés de la salles et redeviennent disponibles, quelles que soient leurs compétences.
  • Option 2 :
    • Si les agents initialement postés disposent des compétences requises par le nouveau chirurgien, ils restent affectés à la salle.
    • Sinon, ils sont désaffectés et redeviennent disponibles dans l’onglet “Total”

Si des actions manuelles ont été réalisées et ont délié la vacation du flux (cf. Fonctionnement général du flux ci-dessus), alors la vacation reste ouverte et les agents affectés.

3. Que se passe-t-il lorsqu’un chirurgien est remplacé* par un autre ayant la même spécialité ?

Dans le cas où le chirurgien échange avec un(e) confrère/consoeur de la même spécialité  :

1. Dans le planning d'équipe (publié) : 

• Les compétences requises restent identiques.

• Les agents restent affectés à la salle.

• Aucune action n’est nécessaire.

2. Dans le planning brouillon : 

• Pour toute vacation ayant été modifiée (= affectation d'agents, modifications de besoins, etc), un doublon sera affiché sur la vacation concernée pour vous alerter du changement de chirurgien :  
  

• Il sera nécessaire de choisir quelle version vous souhaitez conserver. Pour que la vacation reste liée au flux, il faudra conserver la version "Planning publié" et supprimer la version "Planning brouillon" avec la poubelle rouge.

Si des actions manuelles ont été réalisées et ont délié la vacation du flux (cf. Fonctionnement général du flux ci-dessus), alors la vacation reste ouverte et les agents affectés.

4. Que se passe-t-il lorsqu’un chirurgien est remplacé* par un autre avec une spécialité différente ?

Deux options de paramétrage sont disponibles (à demander à votre référent ou en écrivant à support@hopia.eu) : 

• Option 1 : Les agents sont désaffectés de la salles et redeviennent disponibles, quelles que soient leurs compétences.

• Option 2 :

  • Si les agents initialement postés disposent des compétences requises par le nouveau chirurgien, ils restent affectés à la salle.

  • Sinon, ils sont désaffectés et redeviennent disponibles dans l’onglet “Total”

Si des actions manuelles ont été réalisées et ont délié la vacation du flux (cf. Fonctionnement général du flux ci-dessus), alors la vacation reste ouverte et les agents affectés.

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*Cela implique que la vacation reste ouverte et qu'elle est modifiée. Si elle est fermée puis réouverte, les agents sont désaffectés de la vacation.