Comprendre les liens entre mon logiciel de Programmation Opératoire et Hopia

Fonctionnement général du flux ProgOp (vacations)

• Le flux ProgOp permet de synchroniser les ouvertures de salles et les chirurgiens et/ou spécialités attitrés aux vacations entre le logiciel de programmation opératoire et Hopia.
• Les besoins en personnel sont paramétrés dans le flux directement en fonction de la spécialité et/ou du chirurgien.
  
  • Ce paramétrage prend le dessus sur le paramétrage des maquettes.
  • Toutefois, si un besoin en personnel est supprimé/modifié manuellement sur le planning brouillon ou publié Hopia, alors cette modification prend le dessus sur le besoin envoyé par le flux afin qu'elle ne soit pas écrasée.
    • Sauf dans le cas où le chirurgien ou le nombre de besoins initiaux sont modifiés dans le flux, alors les besoins sont recréés sur Hopia.
• La fréquence de réception des informations dans Hopia est paramétrée pour correspondre au besoin de l'équipe (entre toutes les heures et quelques fois par jour).

Questions fréquentes

1. Que se passe-t-il lorsqu’une salle initialement ouverte est finalement fermée ou que la vacation est annulée?

Lorsque la salle est fermée ou la vacation annulée :

• Tous les agents qui y étaient affectés sont désaffectés automatiquement.
• Ces agents redeviennent disponibles.
• Ils apparaissent dans l’onglet “Total” du planning.

2. Que se passe-t-il lorsqu’un chirurgien change de salle ?

Plusieurs situations peuvent se présenter :

1. Le chirurgien change de salle et les compétences requises sont identiques

• Si la vacation reste ouverte et est modifiée (= son ID reste inchangée) : 

  • Les agents initialement postés avec lui le suivent dans sa nouvelle salle.

  • L’affectation est conservée.

• Si la vacation est fermée puis réouverte dans la nouvelle salle (= nouvel ID) :
  • Tous les agents qui y étaient affectés sont désaffectés automatiquement.
  • Ces agents redeviennent disponibles.
  • Ils apparaissent dans l’onglet “Total” du planning.

2. Le chirurgien change de salle et les compétences requises sont différentes

• Les agents ne le suivent pas.

• Ils deviennent disponibles.

• Ils apparaissent dans l’onglet “Total” en haut à gauche du planning.

3. Que se passe-t-il lorsqu’un chirurgien est remplacé* par un autre ayant la même spécialité ?

Dans le cas où le chirurgien échange avec un(e) confrère/consoeur de la même spécialité  :

• Les compétences requises restent identiques.

• Les agents restent affectés à la salle.

• Aucune action n’est nécessaire : aucun changement n’est appliqué.

4. Que se passe-t-il lorsqu’un chirurgien est remplacé* par un autre avec une spécialité différente ?

• Si les agents initialement postés disposent des compétences requises par le nouveau chirurgien, ils restent affectés à la salle.

• Sinon, ils sont désaffectés et redeviennent disponibles dans l’onglet “Total”

*Cela implique que la vacation reste ouverte et qu'elle est modifiée. Si elle est fermée puis réouverte, les agents sont désaffectés de la vacation.