Passer au contenu
Français
Créer un ticket Mes tickets
  • Il n'y a aucune suggestion car le champ de recherche est vide.

Comprendre les liens entre ma GTT et Hopia

Ce tutoriel détaille le fonctionnement du flux GTT-Hopia si celui-ci a été implémenté pour votre équipe/établissement, ainsi que les réponses à vos principales questions.

Fonctionnement général du flux GTT

  • Le flux GTT permet de synchroniser les codes de présence et d'absence des agents du service entre la GTT et Hopia.
  • Il est descendant, c'est-à-dire que c'est la GTT qui envoie les informations à Hopia.
  • La fréquence de réception des informations dans Hopia est paramétrée pour correspondre au besoin de l'équipe (entre toutes les heures et quelques fois par jour).

Questions fréquentes

1. Que se passe-t-il lorsqu’un planning est publié mais qu’un agent initialement posté est absent/en arrêt ?

Lorsqu’un agent prévu au planning est finalement absent/en arrêt après publication :

  1. La mise à jour du code de l'agent doit être effectuée dans la GTT :
    Le/la gestionnaire doit modifier code de l’agent dans la GTT : passage d’un code de présence à un code d’absence/arrêt.

  2. Le nouveau code descend automatiquement vers Hopia via le flux GTT :
    Une fois le flux exécuté, l’information est transmise automatiquement à Hopia pour mettre à jour le code d'absence. Aucune action manuelle de la part du/de la gestionnaire n'est nécessaire.

  3. L’agent est automatiquement désaffecté dans Hopia :

    • L’agent est automatiquement retiré du poste sur le planning publié.

    • Le poste devient vacant et affiche l’indication “0/1”.

  4. Gestion du poste vacant dans Hopia :
    Le/la gestionnaire a le choix de :

    • Consulter la liste des disponibilités sur le poste afin d’identifier un agent disponible, compétent et non posté.

    • Fermer le poste si nécessaire.

    • Réorganiser le planning (échange de jours entre agents).

2. Que se passe-t-il lorsque le flux GTT est uniquement descendant (GTT → Hopia) et qu’un code est modifié dans Hopia avant la GTT ?

Dans un contexte où le flux est descendant uniquement :

  • ⚠️ Il est techniquement possible de modifier un code directement dans Hopia, via l’onglet Gestion Desiderata. Toutefois, cette modification ne remontera pas vers la GTT.

  • Bonne pratique recommandée pour ce type de flux descendant : 

    1. La mise à jour du code de l'agent doit être effectuée dans la GTT

    2. Le nouveau code descend automatiquement vers Hopia via le flux GTT :
      Une fois le flux exécuté, l’information est transmise automatiquement à Hopia pour mettre à jour le code de l'agent. Aucune action manuelle de la part du/de la gestionnaire n'est nécessaire.

Dans le cas où le code est modifié dans Hopia avant la GTT : 

1. Modification du code sur Hopia puis sur la GTT avant le passage du flux :
  • Vous modifiez le code dans Hopia.
  • Vous effectuez ensuite la même modification dans la GTT.
  • Lors du passage du flux, l’information GTT descend et se concatène avec celle déjà présente dans Hopia.
2. ⚠️ Modification du code sur Hopia et passage du flux avant d'avoir fait la modification sur la GTT :
  • Vous modifiez le code dans Hopia sans effectuer la même modification dans la GTT.
  • Lors du passage du flux, le code Hopia sera écrasé par le code provenant de la GTT.