Comprendre les liens entre ma GTT et Hopia

Fonctionnement général du flux GTT

• Le flux GTT permet de synchroniser les codes de présence et d'absence des agents du service entre la GTT et Hopia.
• Il est descendant, c'est-à-dire que c'est la GTT qui envoie les informations à Hopia.
• La fréquence de réception des informations dans Hopia est paramétrée pour correspondre au besoin de l'équipe et selon l'accord établi avec l'éditeur (entre toutes les heures et quelques fois par jour).

Questions fréquentes

1. Que se passe-t-il lorsqu’un planning est publié mais qu’un agent initialement posté est absent/en arrêt ?

Lorsqu’un agent prévu au planning est finalement absent/en arrêt après publication :

1. La mise à jour du code de l'agent doit être effectuée dans la GTT :
   Le/la gestionnaire doit modifier code de l’agent dans la GTT : passage d’un code de présence à un code d’absence/arrêt.

2. Le nouveau code descend automatiquement vers Hopia via le flux GTT :
   Une fois le flux exécuté, l’information est transmise automatiquement à Hopia pour mettre à jour le code d'absence. Aucune action manuelle de la part du/de la gestionnaire n'est nécessaire sur ce code.

3. L’agent doit être désaffecté manuellement dans Hopia :

   • Par mesure de sécurité, l’agent n’est pas automatiquement retiré de son/ses postes sur le planning publié ou les plannings brouillons existants.
   • En actualisant les conflits (en bas à droite d’un planning) et en ouvrant la fenêtre des conflits, le/la gestionnaire peut désaffecter tous les agents postés alors qu’ils sont absents ou en arrêt.

4. Gestion du poste vacant dans Hopia :
   Le/la gestionnaire a le choix de :

   • Consulter la liste des disponibilités sur le poste afin d’identifier un agent disponible, compétent et non posté.

   • Fermer le poste si nécessaire.

   • Réorganiser le planning (échange de jours entre agents).

2. Que se passe-t-il lorsque le flux GTT est uniquement descendant (GTT → Hopia) et qu’un code est modifié dans Hopia avant la GTT ?

Dans un contexte où le flux est descendant uniquement :

• ⚠️ Il est techniquement possible de modifier un code directement dans Hopia, via l’onglet Gestion Desiderata ou la Vue Membres. Toutefois, cette modification ne remontera pas vers la GTT.

• Bonne pratique recommandée pour ce type de flux descendant : 

1. 1. La mise à jour du code de l'agent doit être effectuée dans la GTT

   2. Le nouveau code descend automatiquement vers Hopia via le flux GTT :
      Une fois le flux exécuté, l’information est transmise automatiquement à Hopia pour mettre à jour le code de l'agent. Aucune action manuelle de la part du/de la gestionnaire n'est nécessaire.

Dans le cas où le code est modifié dans Hopia avant la GTT : 

• Vous modifiez le code dans Hopia.
• Vous effectuez ensuite la même modification dans la GTT.
• Lors du passage du flux, l’information GTT descend et se concatène avec celle déjà présente dans Hopia.

• Vous modifiez le code dans Hopia sans effectuer la même modification dans la GTT.
• Lors du passage du flux, le code Hopia sera écrasé par le code provenant de la GTT.